Verifactu: Qué es, fechas y qué requerimientos debe cumplir un software adaptado

Verifactu está a punto de entrar en vigor para muchos despachos y aún hay ciertos aspectos que generan dudas acerca de su tratamiento, en especial aquellos que puedan alterar la dinámica con la que actualmente trabajan los despachos y que, en muchos casos, esperan que no se vea afectada de manera drástica. Aquí es donde entran en juego los softwares de gestión adaptados a la normativa Verifactu, o como la norma los denomina, softwares Verifactu.

Si bien es cierto que la normativa establecía que los proveedores de software debían estar adaptados en julio de 2025, muchos de los contribuyentes afectados aún no han comenzado a realizar las pruebas oportunas ni a buscar ese software que les brinde todas las soluciones necesarias para que el impacto en su forma de trabajar sea ínfimo.

Ahora, ya cercanos a la fecha obligatoria de su uso, 1 de enero de 2026, comienzan las prisas por buscar la mejor solución. Sin embargo, se presentan muchas dudas respecto a qué esperar de un software que no solo aporte un valor añadido en cuanto a la gestión del sistema Verifactu, sino que además nos permita realizar una gestión excelente en nuestro despacho.

¿Qué busca el sistema Verifactu con su implantación?

Verifactu es el nuevo sistema de certificación de registros de facturación que obliga a que cada operación generada a través de un programa informático quede registrada de forma inmediata, segura e inalterable.

Su objetivo en este sentido es doble:

• Garantizar la trazabilidad y transparencia de la facturación.

• Evitar manipulaciones posteriores de los datos.

Ello implica que cualquier software que emita facturas o genere registros con efectos contables debe implementar un conjunto de requisitos técnicos muy concretos para la consecución de ambos objetivos.

¿Qué debe tener un software para cumplir con Verifactu?

Antes de nada, cabe destacar que la elección del software es una opción totalmente discrecional del contribuyente y, en base a la elección que haga, tendrá implicaciones en cuanto al cumplimiento de los requisitos necesarios para conseguir los objetivos fijados por Verifactu. Así, podemos distinguir entre softwares que no estén adaptados a Verifactu o softwares que sí estén adaptados.

Nosotros vamos a centrarnos en explicarte los softwares que están integrados con Verifactu, como es el caso de Matfy.

1.- Registro inmediato e inalterable

Cada operación que registremos en nuestro software y sea definitiva deberá quedar registrada de forma automática y sin posibilidad de ser modificada una vez emitida. En otras palabras: una vez hayas realizado la emisión oficial de una factura, no podrás editarla. De acuerdo con el reglamento de facturación, deberás realizar las operaciones correspondientes a su corrección mediante una rectificación.

2.- Generación del código QR Verifactu

Todas las facturas emitidas a través de un sistema Verifactu tendrán una característica muy distintiva: el QR en la parte superior, que permitirá el cotejo de la misma en los servidores de la AEAT para corroborar la autenticidad de los datos detallados.

3.- Encadenamiento criptográfico

Los datos de la factura son utilizados para generar una firma hash siguiendo una serie de parámetros técnicos, quedando enlazados con el último registro enviado a la Agencia Tributaria. De esta manera se crea una cadena de registros que asegura su trazabilidad.

4.- Envío de información a la AEAT

El software deberá permitir enviar las facturas de forma automática o por lotes, según las especificaciones.

5.- Auditoría interna y exportación segura

La plataforma deberá permitir la verificación de la información, así como la exportación de los registros para inspecciones o auditorías.

6.- Certificación oficial por parte del desarrollador

El desarrollador deberá emitir una declaración responsable para el cliente acerca de su cumplimiento técnico.

¿Por qué es crucial elegir un software compatible desde ya?

Porque el tiempo para la adaptación al proceso es ya muy limitado y muchos despachos se encontrarán realizando cambios en el último momento, lo que puede generar errores en su utilización.

Además, una adaptación con tiempo te permitirá:

• Asegurar la estabilidad y continuidad operativa.

• Evitar riesgos legales y sanciones.

¿Un consejo experto?

No busques “parches” ni adaptaciones de última hora. Busca un software que ya incluya Verifactu nativamente y que además aporte un valor añadido real a tu gestión contable.

Matfy ya incorpora Verifactu de manera completa y con operativa simplificada

Si necesitas un software que:

• Cumple con todos los requisitos técnicos.

• Automatiza tus facturas, envíos a Verifactu y tus procesos.

• Gestiona todo el proceso de firma criptográfica y hash.

• Ofrece una adaptación sencilla y orientada a despachos.

Entonces Matfy es tu solución.